Das Beängstigende am Wechsel des Buchungssystems ist nicht die neue Software. Es sind die künftigen Buchungen, die offenen Gutscheine und die Kundenliste, die im alten System stecken. Geht davon unterwegs etwas verloren, wird die erste Woche sehr lang.
Ob Sie von Bookeo, einem anderen Buchungssystem oder einer Tabelle kommen – die Schritte sind dieselben. Gehen Sie sie der Reihe nach durch, planen Sie genug Zeit ein, und keine Buchung geht verloren.
1. Planen, bevor Sie Daten anfassen
Wählen Sie für den Wechsel eine ruhige Phase. Nicht den Dezember, nicht die Woche vor den Schulferien. Schreiben Sie dann auf, was alles in Ihrem aktuellen System steckt:
- Räume und Aktivitäten, Öffnungszeiten, Preise und Sonderpreise.
- Künftige Buchungen, einschließlich bereits bezahlter Anzahlungen.
- Kund:innen und Newsletter-Kontakte.
- Offene Gutscheine, auch Plastikkarten, die bereits im Umlauf sind.
- Alles, was daran hängt: das Buchungs-Widget auf Ihrer Website, der Zahlungsanbieter, Tracking-Pixel, E-Mail-Vorlagen.
Legen Sie dann einen Stichtag fest: den Tag, ab dem neue Buchungen nur noch im neuen System angenommen werden.
2. Daten aus dem alten System exportieren
Fragen Sie Ihren bisherigen Anbieter früh, wie Sie Ihre Daten exportieren können, am besten als CSV. Manche Systeme exportieren nur einen Teil oder nur über den Support – das sollten Sie Wochen vor dem Stichtag wissen, nicht erst Tage davor. Diese Exporte zählen:
- Kund:innen: mindestens Namen und E-Mail-Adressen, dazu die Newsletter-Einwilligung, wo vorhanden.
- Offene Gutscheine: Codes oder Kartennummern, Guthaben und Ablaufdaten.
- Künftige Buchungen: Datum, Uhrzeit, Aktivität, Gruppengröße, Kontakt und Zahlungsstatus.
3. Was Leisbase importieren kann
Klären Sie das gleich zu Beginn, dann gibt es keine Überraschungen:
- Aus Bookeo: Ihre Buchungen aus einem Bookeo-Buchungsbericht (Excel oder CSV). Buchungen, die schon in Ihrem Leisbase-Kalender stehen, werden erkannt und übersprungen – so können Sie kurz vor dem Wechsel noch einmal importieren.
- Aus Escape Navigator: Daten per API oder CSV, und neue, verschobene und stornierte Buchungen kommen live an, solange beide Systeme laufen.
- Aus Fever und Imonggo: Bestellungen aus Fever (auch als Live-Abgleich), Produkte, Kunden und Verkäufe aus der Imonggo-Kasse.
- Aus jedem anderen System: Kontakte per CSV sowie bestehende Plastikkarten-Nummern per CSV – so bleiben Karten, die Ihre Gäste schon in der Geldbörse haben, weiter im Einsatz.
Räume, Zeitpläne und Preise richten Sie in Leisbase neu ein – eine gute Gelegenheit, über die Jahre gewachsene Preisregeln aufzuräumen. Künftige Buchungen und andere Daten aus Systemen ohne Importfunktion fangen Sie am besten über den Parallelbetrieb ab (siehe unten). Wir helfen beim Umzug Ihrer Daten und sagen Ihnen ehrlich, was sich aus Ihrem aktuellen System übernehmen lässt.
4. Beide Systeme parallel betreiben
Stellen Sie zum Stichtag das Buchungs-Widget auf Ihrer Website auf Leisbase um, damit jede neue Buchung dort landet. Buchungen, die schon im alten System angelegt sind, bleiben dort, bis sie stattgefunden haben. In dieser Übergangszeit prüft Ihr Team täglich beide Systeme – bis die letzte alte Buchung stattgefunden hat.
Ebenso bei Gutscheinen aus dem alten System, die nicht importiert werden: Halten Sie die Liste an der Kasse bereit und lösen Sie die Gutscheine anhand dieser Liste ein, bis sie aufgebraucht oder abgelaufen sind.
Kündigen Sie das alte Abo nicht am ersten Tag. Behalten Sie den Lesezugriff noch mindestens einige Wochen nach der letzten alten Buchung – als Nachschlagewerk für jeden Sonderfall, der auftaucht.
5. Das Team vor der ersten echten Buchung schulen
Spielen Sie vor dem Stichtag einen ganzen Tag mit Testdaten durch: eine Testbuchung, eine Testerstattung, eine Gutscheineinlösung an der Kasse, einen Check-in mit digitalem Haftungsausschluss (Waiver). Richten Sie Rollen und Berechtigungen so ein, dass alle sehen, was sie brauchen. Gehen Sie dann mit jeder Rolle die eigenen Aufgaben durch: am Empfang Kasse und Check-in, mit der Leitung Zeitpläne und Berichte. In der Leisbase Academy können Sie später eigene Schulungsinhalte für neue Mitarbeitende hinterlegen.
Was Gäste merken
Im besten Fall nichts. Ihre bestehenden Buchungen gelten, ihre Gutscheine funktionieren, und die einzige sichtbare Änderung ist eine neue Buchungsseite. Ein Wechsel ist dann gelungen, wenn Ihr treuester Stammgast nie davon erfährt.
Wenn Sie über einen Wechsel nachdenken, fragen Sie eine Demo an und sagen Sie uns, welches System Sie heute nutzen. Wir gehen Ihre Daten mit Ihnen durch und helfen beim Umzug.
