Dienstplan für Wochenenden und Ferien: So bleibt kein Raum unbesetzt

In vielen Freizeitbetrieben ist die Woche ungleich verteilt. Dienstagnachmittag ist es ruhig, am Samstag reihen sich Geburtstagsgruppen, Laufkundschaft und Spiele direkt aneinander. Die Schulferien ziehen dieses Samstagsgefühl über ganze Wochen, und ein verregneter Sonntag füllt das Haus innerhalb einer Stunde. Der Dienstplan muss diesem Rhythmus folgen – und genau an diesen Tagen wird aus einer Krankmeldung oder einer vergessenen Schicht schnell ein geschlossener Raum.

Beispiel: Sie betreiben vier Escape Rooms, und am Samstagabend fehlt eine Spielleitung. Entweder Sie schließen einen Raum und sagen den gebuchten Gruppen ab, oder Sie verteilen das restliche Team so dünn, dass jede Gruppe nur eine gehetzte Einweisung bekommt. Beides schadet Umsatz und Bewertungen. Ein guter Dienstplan für Wochenenden und Ferien hat weniger mit Tricks zu tun als mit früher Planung, Fairness und einem Plan B.

Mit den Spitzen beginnen, nicht mit den Namen

Bevor Sie den ersten Namen eintragen, klären Sie, wo die Nachfrage liegt. Drei Arten von Spitzen lohnt es sich getrennt anzusehen:

• Wochenenden: die regelmäßige Spitze. Sehen Sie sich vergangene Buchungen nach Wochentag und Uhrzeit an, um zu erkennen, wann der Andrang wirklich beginnt und wann er nachlässt.
• Schulferien: Die Termine unterscheiden sich je nach Bundesland bzw. Kanton – prüfen Sie die Ferienkalender der Regionen, aus denen Ihre Gäste kommen. Ein Ferien-Wochentag ähnelt oft eher einem Samstag als einem gewöhnlichen Dienstag.
• Regentage: Für viele Indoor-Betriebe bringt schlechtes Wetter spontane Gäste. Das Wetter lässt sich nicht Monate im Voraus planen, aber Sie können die nächsten zwei Wochen im Blick behalten und nachsteuern.

Übersetzen Sie die Nachfrage dann in Aufgaben. Beispiel: Jeder laufende Escape Room braucht während des Spiels eine Spielleitung, am Empfang braucht es eine Person für Check-in und Kasse, und an starken Tagen kümmert sich jemand zwischen den Gruppen ums Zurücksetzen und Aufräumen der Räume. Halten Sie pro Standort fest, was ein „voller“ Tag braucht – das ist Ihr Ziel, und der Dienstplan ist der Weg dorthin.

Die Woche aus wenigen klaren Schichtarten bauen

Eine Handvoll wiederkehrender Schichtarten macht den Dienstplan leichter lesbar und leichter zu besetzen. Ein gängiges Muster:

• Frühschicht: Öffnen, Räume vorbereiten, Technik prüfen, die ersten Spiele des Tages.
• Mittelschicht: die Überlappung für die Spitze – Geburtstagsfeiern zur Mittagszeit oder der Nachmittagsandrang.
• Spätschicht: späte Spiele, Firmenfeiern, Schließen, Kassenabschluss.

Zusätzlich setzen viele Betriebe an Wochenenden und in den Ferien auf eine Rufbereitschaft: eine namentlich festgelegte Person, die einspringt, wenn sich jemand krankmeldet oder kurzfristig eine Gruppe bucht. Vereinbaren Sie vorab, wie schnell sie verfügbar sein muss und wie die Bereitschaft vergütet wird – und prüfen Sie, ob das zu Ihren Arbeitsverträgen und dem geltenden Arbeitsrecht passt.

Fair bleiben – und im Rahmen der Vertragsstunden

Einen vollen Samstag ab und zu übernimmt jeder gern. Zermürbend wird es, wenn es gefühlt immer dieselben trifft. Ein paar Gewohnheiten helfen:

• Wochenenden rotieren: Verteilen Sie Samstagabende und Sonntagvormittage gleichmäßig und machen Sie das über den Monat sichtbar, nicht nur über die Woche.
• Stunden im Blick behalten: Vergleichen Sie die geplanten Stunden pro Person mit dem Vertrag. Bei Teilzeit und geringfügiger Beschäftigung gibt es Stunden- oder Verdienstgrenzen, die in einem starken Ferienmonat schnell überschritten sind.
• Eine Frist für Urlaubswünsche setzen: Sammeln Sie Urlaubsanträge vor der Saison, entscheiden Sie früh und sagen Sie offen, welche Zeiträume schwer freizugeben sind.
• Verfügbarkeiten respektieren: Studierende haben in den Ferien oft Zeit, aber nicht immer – und auch sie möchten freie Tage. Fragen Sie nach, statt es vorauszusetzen.

Schichttausch mit einfachen Regeln

Getauscht wird immer, und das ist in Ordnung. Schwierig wird es, wenn Tausche in privaten Nachrichten passieren und der Dienstplan nicht mehr der Wirklichkeit entspricht. Vereinbaren Sie ein paar Regeln:

• Tauschwünsche kommen an einen Ort, den das ganze Team sieht, zum Beispiel in den Team-Chat – nicht in private Nachrichten.
• Wer übernimmt, muss für diesen Raum oder diese Aufgabe eingearbeitet sein.
• Eine verantwortliche Person bestätigt den Tausch und passt den Dienstplan sofort an.
• Wer tauscht, bleibt verantwortlich, bis der Ersatz bestätigt ist.

Wenn Mitarbeitende per Zeiterfassung ein- und ausstempeln, sehen Sie im Nachhinein auch, wer welche Schicht tatsächlich gearbeitet hat – hilfreich für die Lohnabrechnung und um zu erkennen, wann Plan und Wirklichkeit auseinanderlaufen.

Neue Spielleiter:innen vor der Saison einarbeiten

Wer am ersten Samstag der Sommerferien anfängt, ist keine Entlastung, sondern eine weitere Person, um die man sich kümmern muss. Holen Sie neue Mitarbeitende einige Wochen vor der Spitze ins Team:

• Zuerst die Grundlagen: Geschichten der Räume, Hinweise, Sicherheitsregeln, Check-in und Kasse. Eine Wissensdatenbank mit Einarbeitungsprogrammen und kurzen Tests lässt neue Mitarbeitende im eigenen Tempo lernen.
• Mitlaufen an ruhigen Tagen: Ein paar Schichten unter der Woche an der Seite einer erfahrenen Kollegin oder eines erfahrenen Kollegen sind mehr wert als jedes Handbuch.
• Checklisten als Aufgaben: Öffnen, Zurücksetzen der Räume und Schließen als Aufgaben auf einem gemeinsamen Board, damit nichts vom Gedächtnis abhängt.
• Zeit für die Einarbeitung einplanen: Wer andere einarbeitet, braucht diese Zeit ebenfalls im Dienstplan.

Buchungen und Prognosen bestimmen den Plan

Ein Dienstplan ist selbst eine Prognose – stützen Sie ihn deshalb auf die besten Informationen, die Sie haben. Drei Quellen helfen:

• Buchungen im System: wie viele Spiele, Gruppen und Events pro Tag gebucht sind, je Raum und Standort. Ein Samstag voller Geburtstage braucht eine andere Besetzung als einer mit vielen kleinen Gruppen.
• Vergangene Saisonen: Auslastung und Umsatz aus den Ferien des Vorjahres zeigen ungefähr, was Sie erwartet – schon bevor die Buchungen eingehen.
• Eine kurzfristige Prognose: eine Schätzung, wie voll die nächsten Tage werden, mit Blick aufs Wetter. So können Sie rechtzeitig eine Mittelschicht ergänzen oder die Rufbereitschaft freigeben.

Eine wöchentliche Routine reicht: Sehen Sie sich jeden Montag die nächsten zwei Wochen an, vergleichen Sie Buchungen und Prognose mit dem Dienstplan und schließen Sie die Lücken. Nach der Saison vergleichen Sie die gestempelten Stunden mit der Auslastung, um zu sehen, wo Sie über- oder unterbesetzt waren – und planen die nächste Saison entsprechend.

Ein System – auch für das Team

Ein Dienstplan bleibt leichter aktuell, wenn er gleich neben den Buchungen liegt. In Leisbase planen Sie Schichten pro Woche und Standort – Früh, Mitte, Spät und Urlaub, mit Stunden pro Person und Tagen ohne Besetzung auf einen Blick. Krankmeldungen, Freizeit- und Urlaubsanträge stellen Mitarbeitende direkt dort; einen Tausch vereinbaren sie im Team-Chat, und eine verantwortliche Person trägt ihn in den Dienstplan ein. Aufgaben und Zeiterfassung sind ebenfalls dabei, und die Academy bündelt Wissensdatenbank, Einarbeitungsprogramme und Tests für neue Mitarbeitende. Die 360°-Analyse und das Umsatz-Radar zeigen Auslastung und wie voll die nächsten Tage voraussichtlich werden – was das für Ihre Besetzung bedeutet, entscheiden Sie. Wenn Sie auch die ruhigen Tage füllen möchten, lesen Sie unseren Beitrag Ruhige Dienstagnachmittage mit Preisregeln füllen.