Firmenfeiern und Teamevents verkaufen: von der Anfrage bis zur Rechnung

Dienstagmorgen, eine E-Mail im Postfach: „Wir sind ungefähr 25 Personen, irgendwann im Dezember. Was können Sie uns anbieten?“ Kein Datum, kein Budget, noch keine Vorstellung, welches Ihrer Spiele passen könnte. Was in den nächsten Tagen passiert, entscheidet darüber, ob daraus eine der besten Buchungen der Saison wird – oder ob die Anfrage still beim Mitbewerber landet, der schneller geantwortet hat.

Firmenfeiern und Teamevents lohnen den Aufwand. Die Gruppen sind groß, buchen Wochen im Voraus, nutzen oft mehrere Räume oder Spiele gleichzeitig, und viele Unternehmen feiern jedes Jahr wieder: Weihnachtsfeier, Sommerausflug, Einstiegstag für neue Mitarbeitende. Verkauft werden sie aber anders als eine normale Buchung. Jemand muss intern eine Freigabe einholen, jemand anderes bezahlt, und die Buchhaltung will eine ordentliche Rechnung. So gestalten Sie den ganzen Weg, Schritt für Schritt.

Eine klare Angebotsseite

Wer anfragt, entscheidet selten allein. Office-Manager und Teamleitungen sammeln Optionen und leiten sie an Kolleginnen und Kollegen weiter. Ihre Angebotsseite muss die wichtigsten Fragen deshalb selbst beantworten, ganz ohne Telefonat:

• Für wen: Teamevents, Weihnachtsfeiern, Kundenevents, Einstiegstage.
• Was möglich ist: Gruppengrößen, welche Spiele oder Räume parallel laufen können, wie lange ein Event üblicherweise dauert.
• Zwei oder drei Beispielpakete: mit Namen, Leistungsumfang und einem Preis „ab“ pro Person.
• Essen und Getränke: was Sie vor Ort anbieten und ob Gruppen es zum Paket dazubuchen können.
• Wie man anfragt: ein Formular, ein Button – kein „Rufen Sie uns während der Bürozeiten an“.

Ein Anfrageformular, das die richtigen Fragen stellt

Ein gutes Formular erspart Ihnen zwei Runden E-Mails. Fragen Sie ab, was Sie für ein Angebot brauchen – und nicht mehr:

• Wunschtermin und ein bis zwei Alternativen.
• Ungefähre Personenzahl.
• Firmenname und Ansprechperson mit E-Mail und Telefonnummer.
• Anlass und gewünschte Aktivität, falls schon bekannt.
• Essen und Getränke: ja, nein, noch offen.
• Rechnungsdaten – oder zumindest, ob eine Rechnung benötigt wird.

Anfragen als Pipeline führen, nicht als Postfach

Anfragen in einem gemeinsamen Postfach gehen zwischen zwei Schichten leicht verloren. Behandeln Sie jede als Lead, der klare Phasen durchläuft, mit genau einer verantwortlichen Person. Beispielhafte Phasen:

• Neu: Die Anfrage ist da, noch hat niemand geantwortet.
• In Kontakt: Sie haben geantwortet und Termin, Gruppengröße und Wünsche geklärt.
• Angebot gesendet: Das Angebot liegt beim Kunden.
• Bestätigt: Die Anzahlung ist eingegangen, der Termin ist geblockt.
• Abgeschlossen: Das Event hat stattgefunden, die Rechnung ist verschickt.
• Verloren: mit einer kurzen Notiz zum Grund – damit Sie daraus lernen.

Ein Blick auf die Pipeline zeigt dann, was heute zu tun ist: neue Anfragen ohne Antwort und Angebote, die schon zu lange warten.

Freundlich und rechtzeitig nachfassen

Ein Angebot, das im Postfach liegt, ist noch keine Absage. Oft wartet die Entscheidung auf die Geschäftsführung, ein Budget oder eine Kollegin im Urlaub. Ein kurzes Nachfassen einige Tage nach dem Angebot ist Service, kein Druck: „Brauchen Sie noch etwas für Ihre Entscheidung? Der Termin ist weiterhin frei.“ Stehen mehrere Termine zur Wahl, sagen Sie ehrlich, welche sich füllen. Das ist eine echte Information, keine künstliche Dringlichkeit.

Angebote, die man intern freigeben kann

Die anfragende Person muss Ihr Angebot weiterleiten – es muss also für sich allein verständlich sein. Verwenden Sie dieselben Preise wie in Ihrem System, entweder pro Person oder als gestaffelte Gruppenpreise mit Aufpreis pro zusätzlicher Person. So passt das Angebot später auch zur Buchung.

Beispiel: 24 Personen, aufgeteilt auf vier Escape Rooms, zu je 120 € pro Sechsergruppe ergeben 480 € für die Spiele. Getränke und Snacks kommen dazu – als Teil des Pakets oder am Tag selbst an der Kasse.

• Nennen Sie klar, was enthalten ist und was nicht.
• Geben Sie an, wie lange das Angebot gilt und bis wann sich die Personenzahl noch ändern darf.
• Legen Sie Ihre Stornobedingungen bei, damit später niemand überrascht ist.

Wünscht sich ein Team mehr als eine Aktivität, verkaufen Sie sie als ein Paket. Ein Escape Room und danach eine Runde Lasertag, angelegt als Kombi mit einem Preis, lässt sich intern leichter freigeben als zwei getrennte Angebote.

Den Termin mit einer Anzahlung sichern

Firmenevents binden viel Kapazität, oft zu Ihren besten Zeiten. Eine Anzahlung macht aus einem „Klingt gut“ eine verbindliche Buchung – als fixer Betrag oder in Prozent. Beispiel: 30 % von 480 € sind 144 € vorab. Den Rest zahlt die Firma online per Zahlungslink, vor Ort an der Kasse oder per Überweisung, je nachdem, was zu ihren internen Abläufen passt.

Am Tag selbst: Spiele, Getränke und Essen

Am Eventtag soll sich die Gruppe gut betreut fühlen, nicht abgefertigt. Kombiniert das Event mehrere Spiele, planen Sie die Abfolge so, dass die Gruppen ohne lange Wartezeit von einem zum nächsten wechseln. Getränke und Snacks laufen über die Kasse, mit Lagerbestand pro Standort.

Vereinbaren Sie vorab, wer was bezahlt. Häufig übernimmt die Firma die Spiele und eine erste Runde Getränke, alles Weitere zahlen die Teilnehmenden selbst. Was auch immer Sie vereinbaren: Halten Sie es in der Bestätigung fest, damit Ihr Team an der Kasse Bescheid weiß.

Die Rechnung: B2B mit Umsatzsteuer

Ein Kassenbon reicht den meisten Unternehmen nicht. Die Buchhaltung braucht eine Rechnung mit Firmenname und Adresse, gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer und – wo nötig – der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens. In Leisbase erstellen Sie B2B-Rechnungen mit Umsatzsteuer als PDF. Firmen sind mit ihren Daten hinterlegt, sodass das nächste Event desselben Kunden mit allen Angaben startet.

Feedback einholen – und das nächste Event planen

Ein, zwei Tage nach dem Event schicken Sie ein kurzes Dankeschön und bitten um eine Bewertung oder ein paar Worte Feedback. Firmen, die einen guten Tag hatten, sagen das gern – und was sie sagen, ist wertvoll für Ihre Angebotsseite. Eine Automation verschickt diese Nachricht für Sie, damit sie nicht davon abhängt, dass jemand daran denkt.

Notieren Sie außerdem, wann das Event stattgefunden hat. Weihnachtsfeiern und Sommerausflüge kommen wieder, und eine freundliche E-Mail an die Ansprechperson vom Vorjahr, rechtzeitig vor der Saison, reicht oft schon aus. Manche Firmen kaufen auch Erlebnisgutscheine als Geschenk für ihre Mitarbeitenden – ein guter Hinweis für genau diese E-Mail.

Firmenevents belohnen Betriebe, die das Kaufen leicht machen: eine klare Seite, eine schnelle Antwort, ein Angebot, das für sich spricht, und eine Rechnung, die beim ersten Mal stimmt. In Leisbase ordnen Eventtypen und eine Lead-Pipeline die Anfragen, Kombis bündeln mehrere Spiele, Preise pro Person und gestaffelte Gruppenpreise halten Angebote einheitlich, Anzahlungen sichern den Termin, die Kasse übernimmt Getränke und Essen, und B2B-Rechnungen mit Umsatzsteuer gehen als PDF an die hinterlegten Firmen.